Trong vài năm qua, sự cần thiết cho một hệ thống doanh nghiệp trong quy trình quản lý tài liệu đã nhảy lên đầu trong hầu hết chương trình nghị sự kinh doanh. Tăng quy định, quản lý rủi ro, thực hành quy trình làm việc mới, hiệu quả kinh doanh và sự tăng trưởng theo cấp số nhân là những yếu tố chính gây ra thay đổi này.
Hơn 80% thông tin của một tổ chức được tổ chức theo hình thức không có cấu trúc như các file văn bản, hình ảnh, email và các bản cứng giấy tờ tài liệu. Tuy nhiên, những thông tin này lại là nguồn thông tin cung cấp cơ sở giao tiếp kinh doanh và đưa ra quyết định mang tính chiến lược ảnh hưởng đến khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Nếu thông tin này không được kiểm soát, chia sẻ đúng lúc, và phê duyệt kịp thời, nó chính là nguồn gốc gây ra mất mát và sụp đổ của hầu hết doanh nghiệp, và cũng có thể là lí do dẫn đến hình phạt tài chính nghiêm trọng, thiệt hại đến hình ảnh công ty và doanh thu giảm. Nếu được quản lý tốt, thông tin được cung cấp kịp thời đúng lúc; đó chính là cơ hội để cải thiện hiệu quả kinh doanh và tăng năng suất.
Đó chính là xu hướng mới của một quy trình hoạt động kinh doanh trong xu thế hội nhập đầy cạnh tranh, và chia thông tin của tổ chức doanh nghiệp – Xu hướng số hóa tài liệu và quản lí văn bản trên nền Web Application.
Các nền văn hóa kinh doanh mới với sự minh bạch thông tin, kiểm soát chặt chẽ và bảo mật; việc quản lí các quy trình kinh doanh, đang gây áp lực trong hầu hết các tổ chức để cải thiện quy trình công việc của họ và làm cho thông tin kinh doanh luôn mang tính sẵn sàng cao trong hệ thống doanh nghiệp với nhu cầu luôn sẵn có bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu. Trên thực tế, hoạt động của các tổ chức từ chính phủ / khu vực tư nhân sẽ được hưởng lợi từ tiết kiệm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và lợi nhuận do:
- Cải thiện quản lý các tài liệu kinh doanh chính
- Chia sẻ thông tin
- Cải thiện các quy trình nội bộ
- Cải thiện năng suất lao động bằng cách giảm thời gian cần thiết để tìm kiếm thông tin
- Tăng cường sự hợp tác bằng cách bảo đảm rằng người dùng làm việc trên các thông tin chính xác
- Cải thiện dịch vụ cung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho khách hàng / người dân
- Dịch vụ chuyển giao thông tin một cách thân thiện hơn
- Kinh doanh liên tục và lập ra các quy trình làm tăng năng suất và hiệu quả công việc trong tổ chức
Document Management System (DMS) – Docuflo, là một hệ thống dựa trên dịch vụ web để quản lý hệ thống tài liệu, điều tuyến văn bản, quản lý quy trình… Nó cho phép người dùng tìm kiếm và lấy các thông tin mong muốn từ bất kỳ vị trí nào(Intranet hoặc Internet) với chỉ một trình duyệt web. Khi tìm thấy, tài liệu có thể được xem, in, lưu, gửi qua email và định tuyến để xem xét và phê duyệt. Tất cả các tài liệu được lưu giữ dưới dạng điện tử dưới dạng scan hoặc được nhập từ database sẵn có.
Các tính năng chính của hệ thống DMS – Docuflo là:
- Thu thập tài liệu – Quét và nhập tài liệu vào hệ thống
- Lưu trữ tài liệu ở định dạng gốc
- Tổ chức tài liệu vào thư mục
- Xem và tài liệu tìm kiếm thông qua một trình duyệt web
- Truy cập vào tài liệu từ bất cứ nơi nào và bất cứ lúc nào
- Điều hướng sử dụng giao diện với các thư mục được sắp xếp như trong “Window Explorer”
- Bảo đảm và phân quyền truy cập vào tài liệu / hồ sơ
- Gửi, chia sẻ tài liệu, văn bản qua email, đĩa mềm, fax, đĩa CD
- Phiên bản kiểm soát cho phép bạn duy trì và theo dõi lịch sử của các phiên bản tài liệu
- Điều tuyến các tài liệu để xem xét và phê duyệt
- Tạo ra các quy trình và các điều kiện trong quá trình điều tuyến hồ sơ văn bản
Docuflo được chúng tôi phân phối với các module đi kèm sau:
- Docuflo Web Server
- Docuflo Web Client
- Docuflo Scan & Index
- Docuflo Admin
- Docuflo Version Control
- Document Routing
- Process Manager
Liên hệ với tư vấn viên của chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và trình diễn hệ thống DMS Docuflo – Tăng năng suất và giảm chi phí.
TB .Chia Sẻ.